Kasanti Oktaviani: Curiculum Vitae dan Surat Menyurat

Curiculum Vitae dan Surat Menyurat

1. Curriculum Vitae

Juga disebut CV, Dalam bahasa Indonesia diartikan dengan daftar riwayat hidup. CV menjadi salah satu syarat yang sangat penting dalam melamar sebuah pekerjaan. Karena CV adalah sebuah daftar riwayat hidup yang didalamnya memuat biodata, berbagai pengalaman kerja, atau pengalaman organisasi, serta daftar pendidikan yang telah dijalani. Selain itu CV bisa dimaknai juga dengan sebuah deskripsi singkat tentang diri seseorang dan hal-hal yang pernah dilakukan. Jadi, Curriculum Vitae lebih menjurus ke rangkuman kehidupan seseorang yang digunakan untuk memperkenalkan diri saat melamar pekerjaan. Fungsi CV sangatlah penting karena selain surat lamaran, hal berikutnya yang akan dilihat oleh penilai adalah CV. Cv yang baik bukan hanya memaparkan kehidupan diri dengan jujur, melaikan CV tersebut harus bisa mempromosikan diri di depan calon pemimpin.

Hal Hal yang Berhubungan dengan CV

A. Komponen Utama

Secara umum, CV berisi tujuh komponen utama, yang terdiri dari:

1. Biodata / Identitas

Mencantumkan identitas diri dengan jelas, seperti:

o Nama Lengkap

o Jenis Kelamin

o Tempat dan Tanggal Lahir

o Kewarganegaraan

o Agama

o Status Perkawinan

o Tinggi dan Berat Badan

o Alamat Lengkap

o Telpon dan Hp

o Email (Bila ada)

2. Pendidikan

Mencantumkan pendidikan Formal dan pelatihan / kursus yang pernah diikuti, lengkap dnegan tahun masuk dan tahun lulus, jurusan, jenjang studi, dan nama lembaganya. Urutannya dimulai dari pendidikan formal terlebih dahulu, baru kemudian pendidikan non formal ( pelatihan, kursus, dsb).

3. Kemampuan

Menguraikan secara singkat kemampuan diri yang relevan dengan bidang pekerjaan yang dilamar. Misalkan ingin melamar pekerjaan di bidang Akuntansi, maka jelaskan secara singkat bahwa anda memahami akuntansi dan administrasi, sistem perpajakan, biasa bekerja menggunakan komputer. Tentu saja kemampuan - kemampuan yang anda tulis atau cantumkan tersebut harus benar - benar anda miliki. Jangan mencantumkan kemampuan yang tidak anda miliki.

4. Pengalaman Kerja

Mencantumkan deskripsi singkat tentang pekerjaan pada perusahaan sebelumnya, lengkap dengan pangkat, jabatannya, jenis pekerjaan, prestasi (bila ada), tanggung jawab dan wewenang atas pekerjaan. Serta periode kerja, yaitu bulan dan tahun mulai menempati dan mengakhiri posisi tersebut.

5. Pengalaman Organisasi (bila ada)

Cantumkan pengalaman organisasi yang relevan ( sesuai atau berhubungan ) dengan jenis pekerjaan yang anda lamar tersebut. Bila tidak ada yang relevan, lewati saja nomor 5 ini.

6. Referensi Kerja ( bila ada )
Bila memungkinkan, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi lamaran kerja untuk menanyakan hal - hal penting seputar diri anda ( biasanya nama atasan dimana anda bekerja sebelumnya ).

Penting : Dalam hal pencantuman nama orang yang akan dijadikan referensi, anda harus sangat yakin bahwa orang tersebut benar - benar mengetahui tentang anda serta akan memberikan informasi positif mengenai diri anda. Seandainya anda ragu - ragu bahwa orang tersebut akan memberikan informasi positif tentang anda, maka anda tidak perlu mencantumkan referensi kerja tersebut ( lewati saja yang nomor 6 ini ).

7. Pengalaman lain yang menunjang ( bila ada )
Cantumkan pengalaman lain yang menunjang “promosi anda”. Dan sebaiknya yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda lamar tersebut. Jika anda melamar untuk posisi pemrogram komputer, maka pengalaman anda sebagai Ketua RW atau juara bulutangkis, tentunya tidak relevan. Jadi bila tidak ada yang relevan, lewati saja nomor 7 ini.

B. Konsep Dasar

Menurut beberapa ahli di bidang sumber daya manusia, ada lima konsep dasar dalam membuat CV, kelima konsep dasar tersebut adalah sebagai berikut:

o CV harus mampu memasarkan keterampilan anda dengan kualifikasi dan pengalaman anda

o CV tidak boleh berfokus kepada masa lalu, harus bisa mewakili kemampuan anda saat ini

o Penekanan harus diberikan kepada rencana anda untuk masa depan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut

o CV harus lebih menekankan prestasi apa yang telah dicapai saat melakukan pekerjaan tersebut

o CV harus mencerminkan keterampilan dan kemampuan anda, bukan hanya tindakan sehari-hari yang biasa di tempat kerja.

C. Kertas, Huruf, Foto, Dokumen Pendukung

Gunakan kertas putih polos

CV hendaknya polos tidak menggunakan background image (dasar bergambar). Sebaiknya jangan menggunakan form CV yang dijual di toko - toko.

Diketik dengan huruf standar surat resmi
CV jangan ditulis tangan, namun diketik. Gunakan huruf dengan ukuran dan jenis standar (warna hitam), contohnya font jenis Arial atau Times New Roman.

Foto terbaru
Lampirkan pas foto terbaru ukuran 3×4 atau 4×6. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna, dan berpakaian resmi ( misalkan jas lengkap dengan dasi ).

Dokumen pendukung
Lampirkan dokumen atau bukti - bukti tentang hal - hal yang dituliskan dalam CV (Resume ), seperti ijazah, transkrip nilai, sertifikat atau penghargaan, dsb ( dokumen pendukung tersebut dalam bentuk photocopy ).
Agar dokumen pendukung yang dilampirkan tidak terlalu banyak, sebaiknya anda menyeleksi / menyortir dokumen mana yang paling penting dan relevan untuk dilampirkan.

Penting : Bila transkrip nilai anda tidak bagus, maka anda tidak perlu melampirkannya. Karena CV atau resume tersebut merupakan promosi diri anda. Namun, seandainya perusahaan penerima kerja meminta atau mensyaratkan untuk melampirkan transkrip nilai, barulah anda terpaksa melampirkannya. Sebaliknya jika transkrip nilainya bagus, anda justru harus melampirkannya.

Contoh CV

2. Surat Menyurat

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Jenis – Jenis Surat

Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Surat Pribadi

yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi / instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

Surat Niaga

yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Surat Sosial

yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba (nonprofit).

Fungsi Surat Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai:
Alat Bukti Tertulis
Adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
Alat Pengingat
Berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
Bukti Historis
Berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Pedoman
Surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Cara Membuat Surat
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

o Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

o Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

o Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

o Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

o Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah

A. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan

B. Memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu

C. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya

D. Hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.

Contoh

1. Surat Pribadi

Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung

Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu

Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Sahabatmu,

2.Surat Sosial

SURAT EDARAN

Nomor: ……….

Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.

1.   ………….
2.   ………….
3.   ………….
4.   ………….
5.   …………

Selanjutnya, operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx xxx.

Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah tinggal kita.
_______, ___ _______ 2010

………………………
………………………

3. Surat Niaga