Memo
Apa itu memo?
Memo
atau memorandum adalah:
o Hard-copy (dikirim pada kertas) dokumen
o Digunakan untuk berkomunikasi
dalam sebuah organisasi
o Biasanya
singkat
o Tidak perlu ditandatangani, tapi
kadang-kadang terdapat nama pengirim di bagian bawah untuk menjadi lebih ramah,
atau nama lengkap pengirim untuk menjadi lebih
formal. Jika ragu, ikuti gaya perusahaan Anda.
Mengapa
menulis memo?
Memo
berguna dalam situasi di mana e-mail atau pesan teks
yang tidak cocok. Misalnya, jika Anda
mengirim suatu objek, seperti buku atau kertas yang perlu ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima harus lakukan.
mengirim suatu objek, seperti buku atau kertas yang perlu ditandatangani, melalui surat internal kantor, Anda dapat menggunakan memo sebagai catatan penutup untuk menjelaskan apa yang penerima harus lakukan.
Bagaimana cara menulis
memo
Memo harus memiliki bagian dan isi sebagai
berikut:
1.
'Untuk' bagian yang berisi nama penerima.
Untuk memo resmi, diberi nama penerima; misalnya 'Untuk: Andy' cukup. Untuk
memo yang lebih formal, gunakan nama lengkap penerima. Jika penerima ada di
departemen lain, gunakan nama lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya
tidak diperlukan untuk menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat
formal.
2. 'Dari' bagian yang berisi nama pengirim.
Untuk memo resmi,
pengirim nama lain;
misalnya 'Dari: Bill'
cukup. Untuk lebih memo formal, gunakan
nama lengkap pengirim. Jika penerima ada di
departemen lain, gunakan nama
lengkap dan nama departemen.
Hal ini biasanya tidak diperlukan untuk
menggunakan Bapak, Ibu, Miss atau Ms kecuali memo sangat formal.
3. 'Tanggal' bagian.
Untuk menghindari kebingungan antara sistem tanggal Inggris
dan Amerika, menulis bulan sebagai kata atau
singkatan; misalnya 'Januari' atau 'Jan'.
4. Bagian
“perihal”
5. Isi Pesan.
Terkecuali memo adalah sebuah catatan singkat,memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti isi berikut ini :
Terkecuali memo adalah sebuah catatan singkat,memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti isi berikut ini :
A. Situasi - Pengantar atau tujuan memo
B. Masalah (opsional) - misalnya: "Sejak
pindah ke kantor baru
di Kowloon Bay,
staf memiliki kesulitan
dalam mencari tempat terdekat
untuk membeli makan siang."
C. Solusi (opsional) - misalnya: ".
Menyediakan oven microwave
di dapur akan
memungkinkan staf untuk membawa
kotak makan siang mereka sendiri dan
panaskan makanan mereka"
D. Aksi - ini mungkin sama dengan solusi, atau
menjadi bagian dari
solusi yang penerima
harus melaksanakan; misalnya "Kami akan
sangat menghargai jika Anda bisa
mengotorisasi hingga $3.000"
E. Kesopanan - untuk menghindari penerima menolak untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan, penting untuk mengakhiri dengan ekspresi sopan; misalnya "Sekali
lagi, terima kasih atas dukungan Anda.",
Atau lebih informal "Terima kasih".
6. Tanda
tangan
hanya tambahan
hanya tambahan
