BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

1.   MANAJEMEN

 A.  PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN

PENGERTIAN MANAJEMEN

"Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”

PERANAN MANAJEMEN

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer:

o    Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi:

Figurehead / Pemimpin Simbol , Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

Leader / Pemimpin, Menjadi pemimpin yang memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

Liaison / Penghubung, Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

o    Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi :

Monitor / Pemantau, Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

Disseminator / Penyebar, Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

Spokeperson / Juru Bicara, Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

o    Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi:

Entrepreneur / Kewirausahaan, Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan, Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya, Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

Negotiator / Negosiator, Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

B.   LATAR BELAKANG / SEJARAH MANAJEMEN

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

C.   FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi manajemen sebagai berikut :

o   Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

o  Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

o  Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu:
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

o  Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

o  Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

o  Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

o  Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

o  Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

o  Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

o  Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

TOOL OF MANAGEMENT

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

D.  CIRI – CIRI MANAJER PROFESIONAL          

Orang yang melakukan aturan manajemen adalah manajer. Manajer yang baik adalah manajer yang profesional yang dapat menjadi contoh bagi para karyawannya. Yang dapat memanage sebuah perusahaannya menjadi jauh lebih baik. Pandai mengatur waktu dapat memprioritaskan semua kepentingan yang menjadi dasar sebuah perusahaan. Pintar bersosialisasi baik dengan lingkungan ekstern maupun intern. Berpikir keras lugas dan cepat tanggap. Itulah sedikit dari berbabagai ciri-ciri manajer yang profesional.

E. KETERAMPILAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN

Ada 5 keterampilan yg dibutuhkan oleh manajer, yaitu sebagai berikut :

1.     Keterampilan Konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 

2.    Keterampilan Berhubungan Dengan Orang Lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.    Keterampilan Teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

4.     Keterampilan Manajemen Waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

5.     Keterampilan Membuat Keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

2.   ORGANISASI

A.   DEFINISI ORGANISASI

Begitu banyak pengertian mengenai organisasi berikut beberapa pengertian dari parah tokoh :

1.Organisasi Menurut Stoner 

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney 

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard 

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Secara singkat organisasi dapat dikatakan sebagai sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 B. PENTINGNYA MENGENAL ORGANISASI

Telah dikatakan bahwa kita wajib atau bahkan setidaknya mengenal organisasi. Sudah dijelaskan pula pada paragraf diatas apa itu organisasi? Organisasi adalah sebagai sekolompok (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan salam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan berorganisasi kita banyak memperoleh manfaat, pelajaran, dan pengalaman tentunya yg akan kita bawa sampai nanti ke dunia kerja. Dari mulai SMP (Sekolah Menengah Pertama) kita sudah dikenalkan dengan organisasi intra sekolah (OSIS) pasti anda pernah menjadi bagian dari organisasi tersebut kan? Adakah manfaat yang didapat? Tentu ada bukan, kita dapat berbicara dengan berani didepan umum, benyak memperoleh mitra kawan dan sebagainya.

C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Bentuk Organisasi Garis
B. Bentuk Organisasi Fungsional
C. Bentuk Organisasi Garis dan Staf
D. Bentuk Organisasi fungsional dan Staf

o    Organisasi Garis
Oleh Henry Fayol (Paris)
Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kebaikan
A. kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
B. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
C. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Keburukan
A. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh
B. ada kecendrungan bertindak otokratis
C. kesempatan berkembang terbatas

o    Organisasi Fungsional
Oleh F.W. Taylor.
Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan
A. Pembagian tugas jelas
B. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
C. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan
A. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”
B. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.

o    Organisasi Garis dan Staf
Oleh Harrington Emerson
Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan
A. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
B. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
C. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Keburukan
A. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
B. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi

o    Organisasi Staf dan Fungsional
Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional.

D. PRINSIP ORGANISASI
A. Perumusan Tujuan dengan Jelas
B. Sebagai pedoman kearah mana organisasi akan dibawa
C. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
D. Menentukan macam aktifitas yang akan dilakukan
E. Menentukan program prosedur, KISS ME (Koordinasi, Integrasi,Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisasi) F. Pembagian Kerja
G. Delegasi Kekuasaan
H. Rentang Kekuasaan
I. Tingkat-tingkat Pengawasan
J. Kesatuan Perintah dan Tanggung jawab

E. SEBAB KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN ORGANISASI

Penyebab kegagalan :

1. Kurangnya kehandalanSDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan.

2. Kurangnya pemahaman bidang usaha yang di ambil karena tidak dapat memvisualisasikandengan jelas usaha yang akan digeluti.

3. Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit).

4. Gagal dalam perencanaan. Kegagalan dalam menerapkan rencana biasanya karena rencana yang telah dibuat berdasarkan pengalaman orang lain atau sebuah idealis yang belum pernah diaplikasikan.

5. Tempat usaha dan okai yang kurang memadai.

6. Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan.

7. Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan/transisi perubahan teknologi.

8. Hambatan birokrasi

9. Keuntungan yang tidak mencukupi

10. Tidak adanya produk yang baru.

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebut yang bersifat negatif.

REFERENSI :

http://gabyclarasintapw.blogspot.com/2011/12/manajemen-dan-organisasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://aindua.wordpress.com/2010/10/30/manajemen-dan-organisasi/

http://tioube.wordpress.com/2012/04/01/analisa-profesional-management/

http://blog.re.or.id/fungsi-fungsi-manajemen.htm

http://sempak-dewidewi.blogspot.com/2012/03/bentuk-bentuk-organisasi.html
http://tiaralenggogeni.wordpress.com/2010/11/14/manajemen-dan-organisasi/